FAQ Dienstreisen

Bei Reisen im dienstlichen Interesse sind einige Punkte zu beachten. Die folgende Zusammenstellung von häufig auftretenden Fragen soll bei der Abwicklung der Dienstreisehelfen.

Was muss ich vor einer Dienstreise tun?

Ich kläre nachstehende Punkte ab:

Muss ich einen Dienstreiseantrag stellen?
jedenfalls im Vorfeld Genehmigung des Schulleiters einholen
Wie komme ich an mein Reiseziel?
Öffentliche Verkehrsmittel, Fahrgemeinschaft, den kürzesten Weg ermitteln,…
Benötige ich eine ÖBB-Bahnkarte?

Was muss ich nach einer Dienstreise tun?

Reisekostenabrechnung fristgerecht erledigen

Für welche Reisen muss ich einen Dienstreiseantrag stellen?

Dienstreiseanträge sind grundsätzlich bei allen Dienstreisen zu stellen (Auslandsreisen, Abschlussreisen ins Ausland, Fortbildungen, Tagungen, …)

Kein Dienstreiseantrag ist notwendig bei:

Schulveranstaltungen/Exkursionen/Lehrausgänge im Inland (Programm zusenden mit den Teilnehmern, bei Sportwochen, Schiwochen und Abschlussreisen im Inland mit Angebot vom Reisebüro oder Veranstalter mit Angabe der jeweiligen Freiplätze)
ausdrücklicher Auftrag durch das Referat (Bsp.: DirektorInnen, Sokrates-Betreuer, Dienstauftrag an Nebenschule, …)

Wie sieht es im Falle eines Unfalles mit dem Privat-KFZ mit der Haftung des Dienstgebers aus?

Entstehen bei einer Fahrt am eigenen PKW Schäden durch einen Unfall, die anderweitig nicht abgedeckt werden können (zB durch Versicherungen), so kann der Dienstnehmer einen Antrag auf Ersatz des Unfallschadens einbringen. Diesem Antrag ist die Genehmigung der Dienstreise und die Unfallmeldung anzuschließen und das Schadensereignis muss der nächsten Polizeidienststelle gemeldet worden sein. Ist von der/dem Anordnungsbefugten nur die Verrechnung eines öffentlichen Verkehrsmittels gestattet worden, ist die Haftung des Dienstgebers ausgeschlossen (auch wenn die/der Bedienstete – z.B. wegen des bequemeren Transportes – freiwillig einen Privat-KFZ verwendet).

Der vom Dienstgeber zu leistende (anteilige) Schadenersatz ist vom Verschuldensgrad der/des Fahrzeuglenkers/in abhängig. Höchstgrenze ist der Ersatz des Schadens, der bei einem Dienstfahrzeug im Wert von ca. € 25.000,- entstanden wäre.

Welche Dienstreisen kann ich abrechnen?

Es kann jede Dienstreise, die sich außerhalb des Dienstortes und Wohnortes befindet, abgerechnet werden. Für Veranstaltungen an unseren Schulen bzw. wenn Verpflegung frei, können keine Tagesgebühren (weil Verpflegung zur Verfügung gestellt wird) verrechnet werden.

Dienstort = die Ortsgemeinde, in der die Dienststelle/Schule liegt.

Für Dienstverrichtungen im Wohnort und im Dienstort können keine Kosten in Rechnung gestellt werden, auch keine Fahrtkosten.

Bei der Planung und Durchführung von Dienstreisen sind von den RechnungslegerInnen und von den Anordnungsbefugten die Gebote der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit zu berücksichtigen. Dies bezieht sich nicht nur auf die Wahl des Reisemittels, der Wegstrecke und allfälliger Sondertarife, sondern auch auf die Auswahl der TeilnehmerInnen bei Dienstreisen mit mehreren Beteiligten. In solchen Fällen sind die Anordnungsbefugten verpflichtet – nötigenfalls im Einvernehmen mit den Anordnungsbefugten anderer Dienststellen – den Kreis der TeilnehmerInnen so klein als möglich zu halten.

Der Weg einer Reiserechnung:

Ausfüllen nach den Geboten der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
Unterschrift des Rechnungslegers auf dem Deckblatt für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Reiserechnung
Unterschrift der Schulleitung auf dem Deckblatt für die sachliche Richtigkeit
Übermittlung via Post an das Schulreferat, Prüfung
Übermittlung an die Besoldung zur Auszahlung

Welches Formular muss ich für die Reisekostenabrechnung verwenden?

Formular „Fortbildung/Tagungen (Version 1.10.2017)“ ist zu verwenden bei:

Allen Dienstreisen und Fortbildungen
Fahrten zwischen Stamm- und Nebenschulen
Personalvertretung
Schulveranstaltungen im Ausland (Bsp.: Sportwoche, Abschlussexkursion)

Formular „Schulveranstaltungen–Rechnungslegung (Version 1.10.2017)“ ist zu verwenden bei:

Exkursionen im Inland
Lehrausgänge im Inland
Winter- und Sommersportwoche im Inland

Welche Fristen muss ich bei der Reisekostenabrechnung einhalten?

Eine Reiserechnung muss innerhalb von 6 Monaten eingereicht werden, beginnend mit dem Kalendermonat, in den das Ende der Dienstreise fällt. zB wenn Dienstreise am 23. Sept. => gilt Sept schon als 1. Monat, Ende Einbringung = Ende Feb. =>danach erlischt Anspruch!

Rechnungen immer im Original beilegen.

Reisegebührenabrechnungen mittels Excel-Formular sind von den RechnungslegerInnen für 3 Jahre abzuspeichern bzw. aufzubewahren.

Kann ich Fahrtkosten verrechnen?

Bereits bei der Planung einer Dienstreise sind Überlegungen anzustellen, wie ich am besten an mein Reiseziel gelange.

Eine Dienstreise ist immer mit dem öffentlichen Verkehrsmittel zurückzulegen.

Privat-PKW nur, wenn dies ausdrücklich mit Dienstreiseantrag genehmigt wurde oder günstiger ist (zB Fahrgemeinschaft – alle Mitfahrer sind namentlich anzuführen).

Die Benützung eines PKW´s muss genehmigt sein, ansonsten gibt es keine Haftung des Dienstgebers! Näheres dazu im Punkt: „Wie sieht es im Falle eines Unfalles mit dem Privat-PKW mit der Haftung des Dienstgebers aus?“

Abrechnung öffentliche Verkehrsmittel:

Mit Ticket: Originalbeleg
Ohne Ticket: Beförderungszuschuss (siehe Punkt: „Wann kann ich den Beförderungszuschuss abrechnen?“

Verwendung PKW, wenn genehmigt:

Kilometerangabe laut Tacho
wenn nicht bekannt: km laut Routenplaner ÖAMTC (Achtung: kürzeste Wegstrecke einstellen!) ermitteln: https://www.oeamtc.at/routenplaner/
Abgerechnet wird immer die kürzeste Wegstrecke!
Mitfahrer sind namentlich zu nennen

Verwendung PKW, jedoch Abrechnung von öffentlichen Verkehrsmitteln genehmigt:

Es kann der Beförderungszuschuss (ÖFFVM) abgerechnet werden
Jede Wegstrecke (Hinweg und Rückweg) extra eingeben
Zur Ermittlung der km je Wegstrecke entweder die tatsächlich gefahren km eintragen oder mit Routenplaner ÖAMTC ermitteln: https://www.oeamtc.at/routenplaner/
Abgerechnet wird immer die kürzeste Wegstrecke!
Wie ist es im Falle eines Unfalles mit dem Privat-KFZ?
Es ist unbedingt darauf zu achten, dass vor der Dienstreise der Dienstreiseantrag korrekt ausgefüllt ist =>Punkt: „Verrechnung Beförderungszuschuss, Benutzung Privat-KFZ“ MUSS angekreuzt sein.
Ist von der/dem Anordnungsbefugten nur die Verrechnung eines öffentlichen Verkehrsmittels gestattet worden, ist die Haftung des Dienstgebers ausgeschlossen (auch wenn die/der Bedienstete – z.B. wegen des bequemeren Transportes – freiwillig ein Privat-KFZ verwendet). Näheres dazu im Punkt “ Wie sieht es im Falle eines Unfalles mit dem Privat-KFZ mit der Haftung des Dienstgebers aus?“

Wann kann ich den Beförderungszuschuss abrechnen?

Für den Fall, dass für eine Dienstreise ein Nachweis über die tatsächlichen angefallenen Reiskosten nicht erbracht werden kann (zB Benutzung Privat-PKW, Verrechnung öffentlich, Dienstnehmer ist im Besitz einer Netzkarte und will die Reisekosten für die zurückgelegte Dienstreise abrechnen) gebührt auf Verlangen ein Beförderungszuschuss in folgender Höhe je Wegstrecke:

bei einer einfachen Wegstrecke bis 8 Kilometer in Höhe von 1,64 Euro;
bei einer einfachen Wegstrecke ab 9 Kilometer:
für die ersten 50 Kilometer 0,20 Euro je Kilometer
für die weiteren 250 Kilometer 0,10 Euro je Kilometer und
für jeden weiteren Kilometer 0,05 Euro.

Insgesamt darf der Beförderungszuschuss 52,00 Euro nicht übersteigen. Für die Ermittlung der Weglänge ist die kürzeste Wegstrecke maßgebend.

Kann ich Maut- oder Parkgebühren verrechnen?

Die Entschädigung für die Benützung des eigenen Kraftfahrzeuges („Kilometergeld“) deckt pauschal alle dabei anfallenden Kosten ab. Die zusätzliche Verrechnung von Mautgebühren ist daher nicht möglich. Die zusätzliche Verrechnung von Parkgebühren ist in Einzelfällen möglich, wobei die Parkgebührensätze lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig zu behandeln sind.

Wann ist eine ÖBB-Bahnkarte (Businesscard zu beantragen?

Die Ausstellung einer Businesscard (ÖBB) ist zu beantragen, wenn:

Reisebewegung tatsächlich mit der ÖBB gemacht wird.
Fahrten nicht mit dem SVV oder nur innerhalb von Salzburg durchgeführt werden.
Antragssteller nicht im Besitz einer Vorteilscard ist oder nicht mit der Westbahn fährt (weil diese ohnehin günstiger sind).

Wo und wie kann ich eine ÖBB-Bahnkarte (Businesscard) beantragen?

Das Schulreferat kann sehr einfach und unkompliziert eigenständig Businesscards gleichzeitig mit einem Dienstreiseantrag ausstellen. Diese werden per E-Mail an den Antragssteller übermittelt.

Wird der Dienstreiseantrag nicht rechtzeitig gestellt, kann keine Businesscard beantragt werden. Die Stornobedingungen (siehe Dienstreiseantrag) sind unbedingt zu beachten.

Fährt die Lehrperson mit der ÖBB, hat aber keine Vorteilscard und keine Businesscard beantragt, kann nur der Preis der Businesscard verrechnet werden.

Kann ich eine ÖBB-Bahnkarte (Businesscard) stornieren?

Nicht ausgedruckte Tickets können bis vor einen Tag der Reise kostenlos storniert werden. Deshalb ist es wichtig, das Ticket erst unmittelbar vor der Dienstreise ausdrucken! Eine Stornierung übernimmt das Schulreferat bzw. wenn nicht besetzt, jeder persönlich.

Die Stornobedingungen (siehe Dienstreiseantrag) sind unbedingt zu beachten.

Wann kann ich eine ÖBB-Vorteilscard beantragen?

Die Kosten der Vorteilscard für Vielfahrer werden vom Dienstgeber übernommen. Vielfahrer

sind jene Rechnungsleger, die im Geltungsjahr voraussichtlich mindestens drei Fahrten nach Wien oder entsprechend mehrere Fahrten auf kürzeren Strecken zurücklegen. Die Genehmigung erfolgt im Vorfeld durch das Schulreferat.

Welchen Abfahrtsort gebe ich an?

Abfahrtsort ist immer der Dienstort, außer der Wohnort ist näher zum Reiseziel. Bei Dienstreisen, die lt. Dienstauftrag am Wohnort beginnen bzw. enden, müssen die Reisekosten ab dem Wohnort verrechnet werden.

Welchen Abfahrtszeitpunkt/Ankunftszeitpunkt gebe ich an?

Abfahrtzeitpunkt = Zeitpunkt des Verlassens der Dienststelle/Wohnort

Ankunftszeitpunkt = Zeitpunkt des Wiederbetretens der Dienststelle/Wohnort

Ausbleibezeit = immer die tatsächlich zurückgelegte Zeit, unabhängig davon ob mit dem PKW oder öffentlichen Verkehrsmitteln gefahren wird. Zeiten von öffentlichen Verkehrsmitteln können nur abgerechnet werden, wenn man sie tatsächlich benutzt (wird mit PKW gefahren, aber es wurden nur öffentliche VKM genehmigt, ist PKW-Zeit einzutragen).

Kann ich Tagesgebühren verrechnen?

Tagesdiäten für Veranstaltungen an unseren Landw. Schulen können nicht verrechnet werden (Verpflegung stellt die Schule).

Werden Tagungskosten verrechnet bzw. ist die Verpflegung in anderen vom Dienstgeber zu ersetzenden Aufwendungen bereits enthalten, ist die gebührende Tagesgebühr für das Frühstück um 15 % (€ 3,96), für das Mittagessen um 40 % (=€ 10,56) und für das Abendessen um 40 % (=€ 10,56) der vollen Tagesgebühr zu kürzen.

Dauert die Dienstreise mindestens 12 Stunden, besteht Anspruch auf den höchsten Satz der entsprechenden Tagesgebühr (=€ 26,40/außerhalb Bezirk, Nächtigung; = € 19,80 innerhalb Bezirk, keine Nächtigung). Unter 5 Stunden gibt es keine Tagesgebühr. Dazwischen gibt es nur anteilige Tagesgebühren.

Dauert die Dienstreise länger als 24 Stunden, beginnt der Anspruch auf eine weitere (anteilige) Tagesgebühr somit erst nach weiteren fünf Stunden.

Für Fortbildungen und Veranstaltungen am Wohnort/Dienstort können keine Tagesgebühren/Fahrtkosten verrechnet werden.

Kann ich Nächtigungsgebühren verrechnen?

Bei genehmigter Nächtigung kann eine Nächtigungsgebühr verrechnet werden.

Ohne Rechnung => € 15,00.

Mit Rechnung => max. 105,– (ohne Frühstück)

Ist die Höhe der Frühstückskosten aus der Rechnung nicht ersichtlich, sind 15 % der vollen Tagesgebühr (= € 3,96) abzuziehen.

Es gibt keinen Einzelzimmerzuschlag!

Für Nächtigungen in Wien gibt es „Vertragshotels“, welche spezielle Konditionen anbieten (weitere Infos siehe PV-Homepage „Vertragshotels“ bzw. im Schulreferat oder in den Direktionen erhältlich).

Welche Höchstgrenzen bei der Abrechnung von mehrtägigen Schulveranstaltungen gibt es?

Alle Reisekosten sind zu belegen => max. € 150,–
Tagesgebühren => Inlandssätze – pro Tag 26,40 => max. 5 Tage = € 132,–)
Die Nächtigungskosten => ohne Rechnung => Pauschale 15,–/Nacht oder
=> mit Rechnung für max. 4 Nächte => max. 105,– /Nacht möglich
(jedoch maximal das Doppelte der Nächtigungskosten der SchülerInnen!)
Nebenkosten (Eintritte, Führungen,…) => bis maximal € 100,–
Freiplätze sind von den Lehrpersonen zu beanspruchen => nicht auf SchülerInnen aufzuteilen!

Reisedistanzen zwischen Schulstandorten:

Vom Referat 4/08 – Schulreferat, Fanny-von-Lehnertstr. 1, 5020 Salzburg

nach Kleßheim………………. 18 km h+r
nach Winklhof…………………. 52 km h+r
nach Bruck…………………….. 204 km h+r
nach Tamsweg………………… 267 km h+r

Von

Bruck nach Tamsweg………… 245 km h+r (über Autobahn St. Michael)
Kleßheim nach Winklhof…….. 40 km h+r
Winklhof nach Bruck…………. 157 km h+r
Tamsweg nach Kleßheim…… 254 km h+r
Winklhof nach Tamsweg…….. 220 km h+r
Kleßheim nach Bruck………… 192 km h+r

Von Tamsweg

nach Werfen Bhf……………….. 165 km h+r

Tipps:

Bei vielen Dienstreisen besser monatlich abrechnen – damit bessere Übersicht gewahrt bleibt
Für Nächtigungen in Wien gibt es „Vertragshotels“, welche spezielle Konditionen anbieten (weitere Infos im Schulreferat oder in den Direktionen erhältlich)

An wen kann ich mich bei weiteren Fragen wenden?

Elisabeth Bachler
Sachbearbeiterin Personal, Schul- und Heimbeihilfe
Raum B 434

Telefon: + 43 662 8042-3629
elisabeth.bachler@salzburg.gv.at

Rechtsquellen:

Reisegebührenvorschrift (RGV) 1955
Diensterlass 6/11

zusammengestellt von Elisabeth Bachler